Festival ve konser organizasyonu, sahne prodüksiyonu, sanatçı yönetimi, izin süreçleri ve kalabalık güvenliğinin birlikte yürütüldüğü büyük ölçekli etkinlik türüdür. Katılımcı sayısı genellikle 500 ile 20.000 arasında değişir.
Festival ve konser organizasyonu nedir?
Festival ve konser organizasyonu, sahne prodüksiyonu, sanatçı yönetimi, izin süreçleri ve kalabalık güvenliğinin birlikte yürütüldüğü büyük ölçekli etkinlik türüdür. Katılımcı sayısı genellikle 500 ile 20.000 arasında değişir; etkinlik 4 saatten 3 güne kadar sürebilir, kurulum 2–5 gün alır.
Belirleyici olan teknik prodüksiyondur. Sahne boyutu, ses sistemi gücü ve ışık kurgusu alanın büyüklüğüne ve seyirci sayısına göre hesaplanır. Ses sistemi, alanın en uzak noktasında anlaşılır ses basıncı verecek şekilde ölçülendirilir. Açık alanda rüzgâr yükü, sahne ve ışık kulelerinin statik hesabında dikkate alınması zorunlu bir parametredir.
Alan ve kapasite nasıl hesaplanır?
Ayakta seyirci için kişi başı 0,5–0,8 m² kullanılır. Beş bin kişilik bir etkinlikte yalnızca seyirci alanı yaklaşık 3.000–4.000 m² olur. Buna sahne, teknik alanlar, yiyecek içecek bölgeleri, dolaşım koridorları ve acil çıkış payı eklendiğinde toplam alan ihtiyacı iki katına çıkar.
Kaçış yolu genişlikleri kapasiteyle orantılı olarak yönetmelikle belirlenir. Ses tarafında açık alanda mesafe iki katına çıktığında ses basıncı yaklaşık 6 dB düşer; bu nedenle derin alanlarda ana sistem yerine gecikmeli ek hoparlör kuleleri kullanılır. Yerleşim yerine yakın alanlarda gürültü sınırı belirleyici olur ve sistem buna göre yönlendirilir.
Kalabalık güvenliği nasıl planlanır?
Planlama giriş, alan içi ve çıkış olmak üzere üç aşamada yapılır. Girişte arama noktası sayısı, kapıların bir saat içinde boşalmasını sağlayacak şekilde hesaplanır; tek arama noktası saatte ortalama 300–400 kişi geçirir. Beş bin kişilik bir etkinlikte 12–15 arama noktası gerekir.
Alan içinde sahne önü bariyer sistemi ve ara koridorlar yoğunluğu böler. Çıkışta tüm kapılar aynı anda açılır. Her 100 katılımcı için ortalama bir güvenlik görevlisi planlanması yaygın bir referanstır. Sağlık ekibi, ambulans ve olay yeri planı 1.000 kişi üzeri etkinliklerde zorunludur.
İzinler ve sanatçı yönetimi nasıl yürür?
Kamuya açık alanlarda belediye alan tahsisi, mülki amirlik etkinlik izni ve itfaiye uygunluk raporu gerekir. Canlı müzik için MESAM ve MSG telif ödemeleri yapılır. İzin süreçleri şehre göre 3–8 hafta sürer ve etkinlik takviminin ilk adımıdır.
Sanatçı yönetimi kendi içinde ayrı bir süreçtir. Sözleşme, teknik rider, sahne öncesi hazırlık alanı ve ulaşım planı ayrı ayrı yürütülür. Tanınmış sanatçılar için anlaşma 4–6 ay önce yapılır; yaz sezonunda bu süre uzar. Teknik rider anlaşmadan sonraki 4 hafta içinde temin edilmelidir, çünkü ışık ve ses ekipmanı tedariki buna göre şekillenir. Rider’ın geç gelmesi en sık yaşanan gecikme sebebidir.
Hava koşulu riski nasıl yönetilir?
Sahne çatısı ve ışık kuleleri için rüzgâr limiti baştan tanımlanır; genellikle 50–60 km/s üzerinde sahne kullanımı durdurulur. Etkinlik gününde saatlik meteoroloji takibi yapılır ve karar verecek tek bir yetkili önceden belirlenir.
Yağmur durumunda seyirci yönlendirme planı ve elektrik güvenliği önlemleri önceden yazılı hale getirilir. Erteleme senaryosu sanatçı ve tedarikçi sözleşmelerine işlenir. SOOP Event bilet sistemi, giriş kontrolü, akreditasyon, yiyecek içecek alanları, sponsor aktivasyon bölgeleri, sigorta ve etkinlik sonrası alan teslimini de aynı kapsamda yürütür.
Aynı kitleye gündüz ve açık havada, aile katılımlı bir program planlanıyorsa kurumsal piknik formatı değerlendirilir. Alan içinde marka deneyim bölgeleri kurulacaksa bunlar saha aktiviteleri kapsamında planlanır.
Son güncelleme:
